Unternehmensberatung

Wie eine Unternehmensberatung ihr gesamtes Veranstaltungsgeschäft – Trainings, Workshops und Coachings – von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung in einem einzigen System abbildet.

Eine mittelständische Unternehmensberatung mit mehreren Berater:innen und Key Account Managern (KAM) führt ihr komplettes Trainings- und Workshopgeschäft über Dolibarr. Statt Excel-Listen für Angebote, eine separate Tabelle für Provisionen und ein drittes Tool für die Kapazitätsplanung läuft alles auf derselben Instanz – von der Kundenanfrage bis zur Umsatz- und Deckungsbeitragsauswertung.

Veranstaltungen als Projekte: Jedes Training, jeder Workshop und jedes Coaching wird als eigenes Projekt angelegt. Termine, Teilnehmer:innen und Kontaktpersonen hängen direkt am Projekt, Agenda und Ressourcenverwaltung sorgen dafür, dass Trainer:innen und Räume nicht doppelt verplant werden. Wiederkehrende Formate wie Coachings laufen über eine eigene, gefilterte Übersicht – auf einen Blick ist sichtbar, wer aktuell in Betreuung ist.

Vom Angebot zur Rechnung: Jede Anfrage wird als Angebot (Propale) erfasst, inklusive Positionen für Trainingstage, Reisekosten und Zusatzleistungen. Nach Zusage entsteht daraus ohne erneute Eingabe die Rechnung. Weil Angebots- und Rechnungspositionen mit demselben Produktkatalog arbeiten, stimmen Leistungsbeschreibung und Preis von der ersten Offerte bis zur Schlussrechnung überein – inklusive Lieferantenrechnungen für externe Trainer:innen, die demselben Projekt zugeordnet werden.

Vertriebsprovision automatisch berechnet: Jede Angebots- bzw. Rechnungsposition trägt ein Provisionsfeld, das entweder einen Standardsatz übernimmt oder produktspezifisch abweicht. Ein eigener Bericht wertet daraus je KAM und Projekt Umsatz, Deckungsbeitrag und Vertriebsprovision aus – wahlweise als Monatsübersicht oder bis auf die einzelne Rechnungsposition heruntergebrochen, inklusive Exportfunktion für die Lohnverrechnung.

Budgetplanung & Reporting: Eine eigene Budget- und Kostenplanung stellt geplanten und tatsächlichen Umsatz, variable und fixe Kosten quartalsweise sowie im Jahresverlauf gegenüber. Ergänzend zeigen Auswertungen nach Kunde, KAM und Monat, wo Umsatz und Auslastung stehen, welche Geschäftspartner offene Projekte haben und wie ausgelastet einzelne Berater:innen aktuell sind – Grundlage für die nächste Kapazitäts- und Personalentscheidung.

Der Rest: Teilnehmerunterlagen und Zertifikate im Dokumentenmanagement, Zahlungseingänge per Bankabgleich, Buchhaltungsexport für die Steuerberatung. Ein System für Vertrieb, Durchführung und Abrechnung – ohne Medienbrüche zwischen Angebot, Projekt, Rechnung und Provisionsabrechnung.

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